Documents administratifs et archives publiques

Le principe
Les documents administratifs, librement communicables, sont accessibles même si ces documents ont fait l'objet d'un dépôt aux archives publiques. Celles-ci sont, sous certaines réserves, communicables de plein droit. L'accès aux archives s'exerce dans les conditions prévues pour les documents administratifs.

Archives comportant des intérêts protégés
Les documents administratifs non librement communicables (documents "sensibles" ou contenant des informations sur les personnes ou dont l'accès est protégé par une loi spéciale), deviennent accessibles de plein droit à l'issue d'un délai compris entre 25 et 100 ans. Le délai, fixé par la loi, varie selon la nature des informations que contient le document demandé.

En vertu de cette réglementation :
- les registres de décès sont immédiatement communicables
- la consultation des registres de naissance et mariage est libre, à compter de leur clôture, à l'issue d'un délai de 75 ans

Toute personne a donc le droit de consulter les anciens registres d’Etat Civil de plus de 75 ans. La consultation des registres de moins de 75 ans en mairie ne sera par contre autorisée que sur présentation de l’accord écrit du Procureur de la République. Toute autre autorisation sera systématiquement refusée.

En mairie de Ploufragan, ces registres sont consultables aux horaires d'ouverture avec présentation d'une pièce d'identité.

Conditions de délivrance des actes

La délivrance des actes de moins de 100 ans est gratuite. Celle de plus de 100 ans donne lieu à versement de 3,05 € par acte (chèque à libeller à l’ordre du trésor public).

Photocopie des actes
Pour des raisons liées au risque de dégradation des registres et à la nécessité de les préserver au mieux, la municipalité de Ploufragan a décidé que toute demande d’obtenir des photocopies d’actes serait refusée. L’acte est retranscrit sur papier à entête.

Demande de communication de la liste des naissances, mariage et décès
Les destinataires des informations collectées pour la tenue de l’état civil ne peuvent être que ceux prévus par la loi : les administrations publiques dans le cadre des formalités liées à l’établissement de ces actes (mairies, Procureur, greffiers des TGI, services des impôts), et certaines personnes, autorités ou organismes habilités.

Un particulier ne peut pas être destinataire d’actes ou de listes d’état civil, sauf autorisation écrite du Procureur. Ils ne peuvent pas non plus être adressés à d’autres demandeurs, notamment ceux poursuivant des objectifs commerciaux.